Tanto na vida pessoal quanto na profissional, os celulares se tornaram ferramentas indispensáveis à rotina. Afinal, permitem realizar uma ampla gama de atividades, especialmente no ambiente corporativo. Nesse caso, sua aplicação vai desde a comunicação interna e externa até o gerenciamento de projetos e o acesso a sistemas empresariais. Diante disso, é crucial que toda e qualquer empresa implemente um inventário rigoroso de todos os celulares utilizados pelos funcionários.
Mais do que assegurar a gestão eficiente dos recursos, essa prática também garante outra série de vantagens. Como, por exemplo, a segurança dos dados, o controle de custos e a conformidade com regulamentações nos negócios. Logo, se você possui uma pequena, média ou grande empresa, não perca o conteúdo a seguir. Afinal, a taQi preparou um pequeno guia que inclui as principais dicas de como implementar um inventário eficaz.
Inventário de dispositivos móveis: por onde começar
Catalogação inicial
Em primeiro lugar, registre todos os celulares que já estão em uso atualmente. Para isso, inclua informações detalhadas como marca, modelo, número de série e número de identificação do dispositivo (IMEI). Também devem constar o sistema operacional e especificações técnicas, como software pré-instalados pela empresa e sistemas de segurança cibernética.
Outras questões que não podem ficar de fora são os detalhes da propriedade. Ou seja: a data de aquisição, o custo e para qual usuário cada dispositivo foi designado. Além disso, informe as atividades realizadas e se os aparelhos podem ser utilizados dentro ou fora do local de trabalho. Inclusive, é importante incluir o horário de utilização e especificar como ocorre o pagamento da conta. Por fim, inclua informações sobre o procedimento realizado em casos de danos, roubo, furto ou perda.
Depois de registrar os dispositivos atuais será até mais fácil identificar a necessidade de renovar seus aparelhos. Então, sempre que sua empresa adquirir dispositivos novos, basta seguir o mesmo procedimento antes de fazer a distribuição aos funcionários.
Software de gestão
Para manter seu inventário de celulares corporativos organizado e facilmente acessível, aposte num software específico de gerenciamento de ativos. Caso sua empresa já utilize ou opte por adquirir dispositivos iOS, a dica é investir no Apple Business Manager, um portal online que ajuda a realizar a implementação do iPhone. Enquanto isso, o Android Enterprise é o sistema que facilita o gerenciamento dos aparelhos Android.
Mas além desses, existem diversos outros programas, tanto pagos quanto gratuitos, que podem ser utilizados para esse fim. Até mesmo um programa de planilhas pode servir para ajudar a manter os registros atualizados e disponíveis para consultas rápidas.
Etiquetagem dos dispositivos
Para facilitar a identificação e a atualização dos registros no inventário, adicione etiquetas ou adesivos com códigos QR ou códigos de barras a cada celular. Desse modo é possível documentar quem está usando cada dispositivo e, assim, acompanhar melhor a atribuição e o registro dos usuários.
Para isso, inclua ao inventário detalhes como nome do funcionário, departamento e data de início do uso. Afinal, isso ajuda a rastrear a responsabilidade e a localização dos aparelhos.
Manutenção e atualizações regulares
Para garantir que todas as informações estejam atualizadas, agende revisões periódicas do inventário. Então, registre quaisquer mudanças, como a troca de usuário, manutenção realizada ou dispositivos retirados de circulação.
Política de uso e retorno, segurança e controle de acesso
Além dos registros da empresa também é fundamental estabelecer uma política clara para a emissão e devolução de celulares. Para tanto, certifique-se de que todos os funcionários estejam cientes do processo e das suas responsabilidades ao receber e devolver um dispositivo.
Já para proteger os dados dos dispositivos, implemente medidas de segurança, como senhas e software de gerenciamento remoto. Em caso de perda ou roubo, essas medidas permitem que você bloqueie ou apague os dados remotamente.
Relatórios e auditorias
Gere relatórios periódicos sobre o estado e uso dos dispositivos. Pois, ao realizar auditorias regulares, é possível verificar a precisão do inventário. Assim como garantir que todos os procedimentos estejam sendo seguidos corretamente.
Vantagens do inventário de celulares para sua empresa
Além de manter o controle e a organização de seus equipamentos, o inventário de celulares traz outras vantagens para empresas. Como, por exemplo:
- Proteção de dados confidenciais da empresa, já que a configuração dos aparelhos deve utilizar sistemas confiáveis;
- Conformidade com políticas de uso de celulares. Principalmente de acordo com regulamentos internos e externos e com o artigo 444 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT);
- Aumento da eficiência do time, pois o celular é mais um equipamento para melhorar a produtividade do profissional;
- Redução de custos, já que se evita gastos com outros equipamentos e licenças de softwares redundantes;
- Eficiência no planejamento estratégico da empresa. Uma vez que com um inventário é possível verificar o quanto o dispositivo foi útil. Tanto para a equipe quanto para o cliente. Bem como observar qual o seu tempo de validade;
- Melhora da relação com os funcionários. Já que a adoção do celular corporativo costuma ser um benefício importante para o time de colaboradores. Principalmente ao ser possível deixar de usar os celulares pessoais para demandas da empresa, garantindo segurança para ambos.
Quais os melhores modelos de celulares corporativos?
Então, para fazer ou atualizar o inventário de celulares de sua empresa você precisa ter os dispositivos em mãos. Tanto para cadastrar o número de série quanto para dar início às configurações dos aparelhos. Mas você sabe qual o melhor tipo de smartphone para sua empresa?
Nesses casos a taQi também pode lhe ajudar. Afinal, oferecemos um canal de vendas exclusivo e especializado para vendas B2B que é cheio de vantagens. Aliás, temos várias opções de smartphones completos e adequados para o mercado corporativo com condições especiais. Não deixe de conferir!
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